Giften

Klik op deze link voor de ANBI gegevens

AVG

Privacy richtlijnen voor de Filadelfia Gemeente Wapenveld (22-5-2018) 

De nieuwe Europese Algemene verordening gegevensverwerking (25 mei 2018) schrijft voor dat elke instantie die persoonlijke gegevens krijgt en bewaart duidelijk moet maken hoe die gegevens gebruikt worden. Daarbij staat centraal het recht op privacy. Om te voldoen aan de eisen van deze wet heeft het bestuur de onderstaande richtlijnen vastgesteld. 

1. Aanvraagformulier lidmaatschap 

Wat betreft de veiligheid van schriftelijk of digitaal vastgelegde gegevens van leden. Het bestuur accepteert iemand als lid op grond van een schriftelijk ingevuld aanvraagformulier lidmaatschap. De aanvrager vult dit formulier in en geeft het af aan het bestuur. Het formulier bevat alleen de informatie nodig om te beoordelen of iemand in aanmerking komt om lid te worden. Gevraagd wordt naar naam, geboortedatum, burgerlijke status, adres, emailadres, telefoonnummer(s), motivatie om lid te worden van de Filadelfia Gemeente Wapenveld, naar keuze van de aanvrager de namen van (eventuele) kinderen en geboortedata. Alle leden van het bestuur hebben inzage in dit papier. Niemand anders. Er worden ook geen gegevens vanuit de aanvraagformulieren aan derden ter beschikking gesteld, ongeacht of die commercieel of charitatief werken. Het bestuur verzamelt en bewaart verder geen gegevens van leden op papier of anderzijds. Bijgevolg is er geen mogelijkheid om bij het bestuur op te vragen wat het bestuur weet. Alleen het bestuur weet wat er op het ingevulde aanvraagformulier staat. Als een lid dit formulier alsnog weer wil inzien, kan dat door dit bij het bestuur aan te vragen. Deze formulieren worden uitsluitend in papier vorm bewaard, niet digitaal. Zij worden ook niet vermenigvuldigd of gescand. Bij het beëindigen van het lidmaatschap wordt het formulier vernietigd. De gegevens van kinderen en eventuele geboortedata worden verwijderd zodra ze 18 jaar worden. 

2. Ledenlijst 

Er is een ledenlijst, met daarin (alfabetisch) de namen van leden en eventueel hun kinderen. Dan adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, huwelijksdatum en datum ingang lidmaatschap. Het doel van de ledenlijst is vast te leggen wie lid is en daarmee wie toegang heeft tot de ledenvergadering met actief en passief stemrecht. Dit is ook statutair geregeld, en aspirant leden geven door hun handtekening aan dat zij de statuten accepteren als de spelregels van de gemeente. Leden die hun lidmaatschap opzeggen, dan wel op statutaire gronden verliezen, worden van de ledenlijst verwijderd, tenzij hem/haar de status van bijzonder lid is verleend. Het lidmaatschapsaanvraagformulier wordt dan ook vernietigd. De secretaris is verantwoordelijk voor het verwijderen van de gegevens, dan wel het doorgeven van de opdracht voor verwijdering. Lidmaatschapsgegevens worden ook gebruikt om jarigen te feliciteren en om eventueel in het Gemeenteblad weer te geven (75+ verjaardagen), en om jubilea bekend te maken (in overleg met jubilarissen), voor diaconale doeleinden en in het algemeen waar nodig te gebruiken voor de organisatie van de activiteiten in de Gemeente. 

3. Foto’s en filmpjes 

Het betreft foto’s en filmpjes waarop de persoon in kwestie voorkomt en bestemd voor internet, dan wel papieren publicaties, waaronder het blad van de gemeente. Incidenteel worden er tijdens kerkdiensten of andere kerkelijke activiteiten foto’s of filmpjes gemaakt ten behoeve van de website, dan wel papieren publicaties. Toestemming hiervoor wordt van de leden verkregen via het aanvraagformulier lidmaatschap versie mei 2018. Op dit formulier is ook ruimte om instemming te weigeren. Per e-mail of brief aan het bestuur kan een eenmaal gegeven toestemming dan wel weigering alsnog worden gewijzigd. Dit wordt doorgegeven aan de personen verantwoordelijk voor website en publicaties. Wat betreft mensen die voor 2018 lid zijn geworden en die voor 2018 op de ledenlijst stonden, wordt er van uitgegaan dat zij geen bezwaar hebben als zij voorkomen op incidentele foto’s of filmpjes, die gemaakt zijn tijdens kerkelijke activiteiten en gebruikt worden in het blad van de gemeente of op de website. Leden die wel bezwaar hebben tegen in beeld gebracht worden, kunnen dit per e-mail of schriftelijk aan het bestuur laten weten. Het bestuur geeft dit bezwaar door aan de redacteur van het blad en de webmaster(s) zodat de persoon in kwestie niet in foto’s of filmpjes mag voorkomen. Het doel van foto’s en filmpjes is om gemeentelijke activiteiten in beeld te brengen. 

4. Aankondigingskaarten en berichten. 

De Filadelfia Gemeente Wapenveld ontvangt regelmatig kaartjes die bijzondere gebeurtenissen aankondigen, zoals een geboorte, een overlijden, een voorgenomen huwelijk, een jubileum. Deze kaarten worden standaard in de eredienst voorgelezen en liggen dan ter inzage. Deze informatie wordt in het blad afgedrukt als de afzender daarmee akkoord is gegaan, hetzij bij de kaart zelf of anders bij navraag. Het doel is, conform de wens van de afzender, de gegevens bekend te maken. 

5. Mailingen 

Mailingen worden gebruikt voor spoedeisende zaken om de andere leden te informeren. Dit wordt alleen gedaan als de persoon in kwestie en waar nodig de familie hierom heeft verzocht of hiervoor toestemming heeft gegeven. Deze worden steeds per BCC verzonden, zodat niet alle e-mailadressen zichtbaar zijn. In het kader van de AVG zal het Filadelfia e-mail nieuws komen te vervallen en wordt er alleen nog een mailing rondgezonden indien noodzakelijk en op verzoek en/of verkregen toestemming van betrokkene(n) of waar nodig van bevoegde naaste familie. 

6. Website 

De gemeente heeft een website, www.filadelfia-wapenveld.nl. De webmaster is verantwoordelijk voor het up to date houden van de beveiliging. Er worden geen cookies geplaatst of gebruikt, dan wel gegevens verzameld om profielen te maken. Op de website worden geen privacygevoelige gegevens vermeld. Alleen de namen en foto’s van de Bestuursleden zijn (met hun instemming) zichtbaar. Het doel van de website is bekendheid te geven aan de gemeente en haar activiteiten. 

7. Geluidsopnamen. 

De kerkdiensten kunnen worden opgenomen, zonder beeld. Een bord bij de ingang vermeldt dit. Als de preek op de website wordt geplaatst, dan wordt de spreker hierop gewezen. Als hij/zij de spreekbeurt aanvaardt, wordt aangenomen dat hij/zij akkoord gaat met opname en 

plaatsing op de website. Leden of bezoekers kunnen de hele dienst krijgen op CD of mp3 door een verzoek te richten aan het bestuur. De opname is strikt voor persoonlijk gebruik en mag niet vermenigvuldigd, uitgeleend of op een andere wijze verspreid worden. Het bestuur houdt bij wie gebruik maakt van deze mogelijkheid. Tijdens de ledenvergadering kan ook een geluidsopname worden gemaakt. Deze dient uitsluitend ten behoeve van de notulen van de vergadering. De notulen gaan alleen naar leden. De geluidsopname komt niet op de website en wordt ook niet op andere wijze vermenigvuldigd of verspreid. Leden die tijdens de ledenvergadering het woord nemen worden geacht akkoord te gaan met deze opname en het met name vermeld worden in de notulen. In de stukken van elke ledenvergadering wordt melding gemaakt van deze opname. 

8. Bankgegevens. 

De Filadelfia Gemeente Wapenveld heeft rekeningen bij de RABOBANK en ING. Deze worden onder meer gebruikt voor betalingen van rekeningen en het ontvangen van giften. De penningmeester, dan wel een of meer personen door het bestuur aangewezen, doet de betalingen via internetbankieren. Deze persoon of personen heeft/hebben inzage in de bankgegevens, o.a. om tijdig geld van de spaar- naar de betaalrekening over te maken. Gevers kunnen zelf via de afschrijvingen van hun bank nagaan hoeveel en wanneer er geld is overgemaakt aan de Filadelfia Gemeente Wapenveld. Dit is van belang in verband met de ANBI belastingaftrekregeling. De boekhouding wordt door de penningmeester verzorgd, dan wel door een administrateur, eventueel met een assistent, die per bestuursbesluit is aangewezen. 

Deze persoon rapporteert aan het bestuur, doch heeft zwijgplicht tegenover alle anderen over alles in de boekhouding. Dit slaat ook op wie wat betaalt. De voorganger/oudsten van de gemeente, ofschoon in het bestuur, willen niet weten wie wat financieel bijdraagt. De leden van een eventuele kascommissie hebben uit hoofde van hun controlefunctie namens de leden toegang tot alle financiële gegevens. 

9. Geen registerplicht 

De Filadelfia Gemeente Wapenveld hoeft geen register van verwerkingen van persoonsgegevens bij te houden omdat er minder dan 250 leden zijn. Ook worden er geen risicovolle verwerkingen van persoonsgegevens gedaan. 

10. Antwoord termijn 

Alle legitieme verzoeken om informatie die per e-mail of schriftelijk aan het bestuur worden gedaan zullen binnen vier weken afgehandeld worden. 

Contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn te vinden op hun website https://autoriteitpersoonsgegevens.nl 

Bovenstaande privacy richtlijnen zijn van kracht na goedkeuring bestuur d.d. 28 – 5 – 2018 

Verklarende woordenlijst: 

AVG Algemene verordening gegevensverwerking. 

Charitatief Voor goed doel, de liefdadigheid beoefenend, liefdadig. 

Actief stemrecht Het recht om te stemmen. 

Passief stemrecht Het recht om gekozen te worden. 

Statutaire gronden Volgens de statuten (grondregels), of met statuten te maken hebbend. 

BCC Blind Carbon Copy. Een kopie van een bericht, waarbij de geadresseerden 

elkaars e-mailadres niet zien. Als je mail stuurt, met e-mail adressen in het BCC veld, dan zien de ontvangers van deze e-mail niet wie er in het BCC veld staan. Zo kun je een kopie sturen naar iemand zonder dat de andere ontvangers daarvan op de hoogte zijn. 

ANBI Algemeen Nut Beogende Instellingen.